各处室、系部：
为了加强学院办公自动化系统（oa系统）管理，提高网络办公效率，根据《中华人民共和国保密工作规定》、《计算机系统管理规定》等相关法律法规和《信息化建设与管理制度》、《公文处理细则》等学院有关规定，学院（中心）制定《办公自动化系统（oa系统）管理办法》，现印发给你们，请遵照执行。
附件：办公自动化系统（oa系统）管理办法
湖南安全技术职业学院
长沙煤矿安全技术培训中心
2015年5月27日
附件：
办公自动化系统（oa系统）管理办法
第一章 总则
第一条 学院（中心）办公自动化系统（以下简称oa系统）是通过现代信息技术开发的网络智能办公软件系统，可实现学院（中心）全体教职工网上办公和信息共享。oa系统是学院（中心）信息化建设的重要组成部分，是提高学院（中心）办公整体管理水平的重要手段。
第二条 为了加强oa系统管理，提高网络办公效率，根据《中华人民共和国保密工作规定》、《计算机系统管理规定》等相关法律法规和《信息化建设与管理制度》、《公文处理细则》等学院有关规定，结合学院（中心）实际，制定本办法。
第二章 组织职责
第三条 oa系统的运行中，学院（中心）各单位各负其责，协同配合。所有oa系统用户必须学习掌握oa系统操作。
（一）学院（中心）党政办公室是学院（中心）oa系统的归口管理部门，主要职责：
1.负责制定oa系统规章制度；
2.负责oa系统核心工作流程设计、修改；
3.负责oa系统各职能处室工作流程设计的审核；
4.负责确定、监管oa系统核心工作流程参与人员的权限；
5.负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；
6.负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；
7.协助信息网络中心组织操作培训；
8.协助信息网络中心搜集、整理优化系统的需求；
9.负责oa系统内各大功能模块信息内容更新的监督。
（二）信息网络中心负责oa系统的建设、维护和服务支撑工作，负责服务器的管理维护和日常运行，主要职责：
1.负责oa系统软件的开发升级管理；
2.负责oa系统的数据备份；
3.负责制定oa系统应急方案和系统技术管理规章制度；
4.负责学院（中心）领导、oa系统管理员和相关人员的培训和技术指导工作；
5.负责oa系统服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；
6.负责oa系统用户注册、注销等管理；
7.负责oa系统功能模块各部门权限的设置；
8.负责对oa系统内的保密设置进行定期检查；
9.负责对oa系统内的信息按照国家计算机信息系统保密要求进行定期检查、监督；
10.监管在oa系统内发生违反国家、省市、学院（中心）相关制度规定的部门。
（三）组织人事处负责为oa系统提供现行的组织机构设置，提供oa系统中用户的流动信息，主要职责：
1.负责现有用户及新增用户的审核；
2.负责提供用户（变更或注销）信息给信息网络中心。
（四）其他处室主要职责：
1.负责指定部门oa管理员（或部门信息员、行政秘书），参与学院（中心）工作流程的定制、负责本部门人员培训等威尼斯5139手机版的技术支持工作；
2.部门oa管理员在本部门参与oa系统人员权限变更时，及时报学院（中心）党政办公室申请调整。
第三章 功能模块及流程
第四条 oa系统设定威尼斯5139手机版的公告、个人办公、发文管理、请示报告、学院收文、合同审签、会议申请、用印申请、接待申请、工作代理等十大主要功能模块。
第五条 威尼斯5139手机版的公告模块：发布内容是经学院（中心）领导同意的公文、通知、公示、会议纪要等，发布范围是全院在编在岗的教职工，发布的审批由学院（中心）党政办公室审核并负责发布。威尼斯5139手机版的公告在oa系统发布的同时，系统自动通过oa系统的短信平台发送相应短信给用户。
第六条 个人办公模块：为oa系统用户提供待办、提醒、日程、通讯录等服务。
第七条 发文管理模块：为对校内外发决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、议案、公告、条例、规定等文件的会签和审批处理流程，并根据文件范围权限实现内部发文的传阅和阅办。发文流程分全院发文和部门发文，分别见图1和图2。
图1 全院发文流程
图2 部门发文流程
（一）用户权限
1.oa系统所有用户都有发起发文流程并查看该文件流程处理情况的权限。
2.用户处理过的文件，处理的用户具有查看该文件流程处理情况的权限，其他用户无权限查看。
3.具有审批权限的拟稿部门负责人、党政办秘书、党政办主任和院领导有终止发文流程的权力。
4.在流程中，已处理过的用户，在下一环节未处理的情况下具有撤回原操作的权力，但若下一环节已处理，则无法撤回。
5.收文部门负责人或副职有相关文件的本部门内部传阅的权限。
（二）办理期限
1.oa系统有待办事项短信通知功能，一般审批和会签处理期限2天。
2.oa系统有到期未办理事项具有短信催办功能，即每天系统自动发短信提醒催办。
3.相关会签过期未办理，发起会签人手动可收回会签，系统并自动记录在案。
4.oa系统有审批、会签、阅办到期未处理的记录及记录查询功能。
5.阅办可设阅办期限，默认无期限。
第八条 请示报告模块：为oa系统所有用户提供的请示报告会签和审批处理流程，并根据其内容实现内部传阅或阅办。请示报告流程见图3。
图3 请示报告流程
（一）用户权限
1.oa系统所有用户都有发起请示报告流程并查看该请示报告流程处理情况的权限。
2.用户处理过的请示报告，处理的用户具有查看该请示报告流程处理情况的权限，其他用户无权限查看。
3.具有审批权限的拟稿部门负责人、党政办主任和院领导有终止请示报告流程的权力。
4.在流程中，已处理过的用户，在下一环节未处理的情况下具有撤回原操作的权力，但若下一环节已处理，则无法撤回。
5.收文部门负责人或副职有相关文件的本部门内部传阅的权限。
（二）办理期限
1.oa系统有待办事项短信通知功能，一般审批和会签处理期限2天。
2.oa系统有到期未办理事项具有短信催办功能，即每天系统自动发短信提醒催办。
3.相关会签过期未办理，发起会签人手动可收回会签，系统并自动记录在案。
4.oa系统有审批、会签、阅办到期未处理的记录及记录查询功能。
5.阅办可设阅办期限，默认无期限。
第九条 学院收文模块：为学院（中心）接收到校外各种文件的批阅处理流程，并根据文件事项实现内部阅办管理。收文流程见图4。
图4 收文流程
（一）用户权限
1.党政办公室机要秘书有发起收文处理流程和查看该文件流程处理情况的权限。
2.用户处理过的文件，处理的用户具有查看该文件流程处理情况的权限，其他用户无权限查看。
3. 党政办主任和院领导有终止收文流程的权力。
4.在流程中，已处理过的用户，在下一环节未处理的情况下具有撤回原操作的权力，但若下一环节已处理，则无法撤回。
5. 阅办部门负责人或副职有相关文件的本部门内部传阅或转办的权限。
（二）办理期限
1.oa系统有待办事项短信通知功能，一般审批和会签处理期限2天。
2.oa系统有到期未办理事项具有短信催办功能，即每天系统自动发短信提醒催办。
3.相关会签过期未办理，发起会签人手动可收回会签，系统并自动记录在案。
4.oa系统有审批、会签、阅办到期未处理的记录及记录查询功能。
5.阅办可设阅办期限，默认无期限。
第十条 合同审签模块：为学院（中心）所有合同（协议）的会签和审批处理流程。合同审签流程见图5。
图5 合同审签流程
（一）用户权限
1.oa系统所有用户有发起合同审签处理流程和查看该合同流程处理情况的权限。
2.用户处理过的合同，处理的用户具有查看该合同流程处理情况的权限，其他用户无权限查看。
3.承办部门负责人和院领导有审批不同意自动终止合同审签流程的权力。
4.在流程中，已处理过的用户，在下一环节未处理的情况下具有撤回原操作的权力，但若下一环节已处理，则无法撤回。
（二）办理期限
1.oa系统有待办事项短信通知功能，一般审批和会签处理期限2天。
2.oa系统有到期未办理事项具有短信催办功能，即每天系统自动发短信提醒催办。
3.相关会签过期未办理，发起会签人手动可收回会签，系统并自动记录在案。
4.oa系统有审批、会签、阅办到期未处理的记录及记录查询功能。
第十一条 会议申请模块：为学院（中心）所有会议及会议室的申请和审批处理流程。会议申请流程见图6。
图6 会议申请流程
（一）用户权限
1.oa系统所有用户有发起会议申请流程和查看该会议流程处理情况的权限。
2. 承办部门负责人或副职和党政办会议审批人有不同意申请并终止会议申请流程的权力。
3.在流程中，已处理过的用户，在下一环节未处理的情况下具有撤回原操作的权力，但若下一环节已处理，则无法撤回。
（二）办理期限
1.oa系统有待办事项短信通知功能，一般审批处理期限2天。
2.oa系统有到期未办理事项具有短信催办功能，即每天系统自动发短信提醒催办。
3.oa系统有审批到期未处理的记录及记录查询功能。
第十二条 用印申请模块：为纸质材料盖学院（中心）党委或行政公章的申请和审批处理流程。用印申请流程见图7。
图7 用印申请流程
（一）用户权限
1.oa系统所有用户有发起用印申请流程和查看该用印申请流程处理情况的权限。
2.承办部门负责人或副职和院领导有不同意申请并终止用印申请流程的权力。
3.在流程中，已处理过的用户，在下一环节未处理的情况下具有撤回原操作的权力，但若下一环节已处理，则无法撤回。
（二）办理期限
1.oa系统有待办事项短信通知功能，一般审批处理期限2天。
2.oa系统有到期未办理事项具有短信催办功能，即每天系统自动发短信提醒催办。
3.oa系统有审批到期未处理的记录及记录查询功能。
第十三条 接待申请模块：为学院（中心）公务接待的申请和审批处理流程。接待申请流程见图8。
图8 接待申请流程
（一）用户权限
1.oa系统所有用户有发起接待申请流程和查看该接待流程处理情况的权限。
2.承办部门负责人、党政办主任和院领导有不同意申请并终止接待申请流程的权力。
3.在流程中，已处理过的用户，在下一环节未处理的情况下具有撤回原操作的权力，但若下一环节已处理，则无法撤回。
（二）办理期限
1.oa系统有待办事项短信通知功能，一般审批处理期限2天。
2.oa系统有到期未办理事项具有短信催办功能，即每天系统自动发短信提醒催办。
3.oa系统有审批到期未处理的记录及记录查询功能。
第十四条 工作代理模块：为oa系统用户在oa系统中的个人工作授权或收回他人代为处理的权限管理功能。
第四章 系统使用规范
第十五条 oa系统正式运行后，所有用户必须在每个工作日上午、下午的上、下班一个小时内进入系统浏览处理，以保证电子公文的及时处理和正常流转。
第十六条 oa系统中的公文意见签署是非常严肃的公务行为，要简明扼要、意见明确。要区别会签类、审批类、阅办类意见签署。会签类是一个oa用户在业务流程中向多个oa用户并行发起意见征集，由多个用户同时会签意见，会签结束，所有意见回归到会签发起人，会签中不能修改文件，只能提交意见。审批类是业务流程中必须经过的审核串行节点，必须给出决定性意见，若需要，可修改文件。阅办类是按文件及上级领导批示意见落实相关事项，必须签署事项办理情况及结果，提交后系统将自动反馈给上级领导确认。
第十七条 系统用户和保管电子印鉴的用户必须保护好个人登陆密码、电子签名密钥，并定期更换。多人共用一台计算机，如暂停oa办公需及时注销或退出oa系统，以免他人介入工作环境。普通oa用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打开系统数据获取信息。
第十八条 oa系统的威尼斯5139手机版的公告、待办提醒、催办、会议通知等信息是自动通过oa系统的短信平台以短信方式送达各oa用户手机上，所以要求学院（中心）所有教职员工必须将手机号码加入并关联到oa系统的短信平台中，若不加入将无法收到oa系统的任何信息，后果自行负责。更换手机号码后，要及时告知信息网络中心以便更新oa系统中关联的手机号码。
第十九条 学院（中心）各处室发出、报送的各类文件原则上统一采用oa系统电子流程处理，不再使用纸质流程，oa系统的电子文件使用电子印鉴签章。如需要对外提供纸质文件，可直接向党政办申请打印文件即可。
第二十条 电子公文要素、格式等，由党政办统一制定模版，各部门根据文件类型直接在oa系统中套用。
第二十一条 oa系统形成的各类电子文档，面向全院的由党政办做好电子文档归档，同时打印纸质材料存档备查。处室发起的内部电子文档，由相关处室自行归档并打印纸质材料存档备查。
第五章 安全保密
第二十二条 所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》，严格遵守学院（中心）《信息化建设与管理制度》和学院（中心）《网络与信息安全事件处理制度》的有关规定。
第二十三条 oa系统的所有用户，不得利用oa系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。
第二十四条 oa系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。
第二十五条 涉及国家和学院（中心）秘密以及其他密级文件不在oa办公系统上进行工作流转。
第六章 附则
第二十六条 为了维护oa系统的安全，保证系统的正常运行，全体用户须遵守本办法，违者承担相应责任。
第二十七条 本办法未尽事宜按相关法律法规和学院（中心）有关规定执行。
第二十八条 oa系统管理纳入学院（中心）《信息化建设与管理制度》考核，由学院（中心）党政办公室牵头负责。
第二十九条 本办法自发布之日起施行，由学院（中心）党政办公室负责解释。
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